A consulta de amanhã
Sem a confirmação na véspera, a falta só aparece na hora marcada, quando já não há tempo de chamar outro paciente.
SISTEMA OPERACIONAL DE IA PARA CLÍNICAS
A Numma opera a clínica no WhatsApp que a recepção já usa.
Ela confirma consultas, procura quem faltou e responde pacientes pelo número da clínica. O sim do paciente vira consulta confirmada no sistema de agenda, e o que só uma pessoa resolve vai para a recepção.
A equipe continua no mesmo número e no mesmo aparelho.
A Numma envia a confirmação com o texto aprovado, e o sim da paciente confirma a consulta no sistema de agenda.
Pacientes, profissionais e telefones fictícios.
ONDE A OPERAÇÃO PERDE O PACIENTE
O paciente que escreve é atendido. O que parte da clínica fica para depois.
A recepção divide o dia entre o balcão, o telefone, a agenda e o WhatsApp. A mensagem que chega é respondida; o que precisa partir da clínica disputa as mesmas horas e costuma esperar.
29%das mensagens de pacientes esperaram mais de uma hora de expediente pela recepção.
16%das conversas terminaram sem nenhuma resposta.
O paciente que faltou
Sem um contato no mesmo dia, ele sai da agenda e só volta se escrever por conta própria.
O orçamento entregue
Sem retorno da clínica, a decisão do paciente fica sem data, e o tratamento não começa.
COMO A NUMMA ENTRA NA CLÍNICA
Primeiro a medida, depois a operação.
Cada operação começa por uma lacuna encontrada na própria clínica e roda dentro das regras que a clínica aprovou.
01DIAGNÓSTICO A Numma mede a operação da clínica.
A agenda e o histórico do WhatsApp mostram onde o paciente espera, falta ou fica sem retorno. As operações que entram são as que essa medida justifica.
02REGRAS A clínica aprova o texto e os limites.
Cada operação tem a mensagem que a clínica aprovou, o horário em que roda e o que pode fazer sem uma pessoa. O que passa disso fica com a equipe.
03OPERAÇÃO A Numma trabalha no WhatsApp da clínica.
Envia, responde e registra no sistema de agenda. Quando o assunto pede uma pessoa, marca a conversa com a etiqueta da equipe e a deixa como não lida para a recepção.
QUEM DECIDE É A CLÍNICA
A IA lê a conversa. A regra da clínica decide o que acontece.
A Numma entende a mensagem do paciente como uma pessoa entenderia, sem roteiro de palavras-chave. Mas toda ação que muda algo na clínica passa por uma regra que a clínica definiu, e é a regra, e não o modelo, que diz se ela acontece.
Só diz o que fez
A Numma não afirma ao paciente que confirmou, desmarcou ou registrou algo sem a resposta do sistema da clínica.
Agenda dentro da regra
Agendar, cancelar e remarcar só acontecem dentro da regra que a clínica definiu. Fora dela, o pedido é anotado e vai para a recepção.
Não responde por cima da equipe
Quando alguém da recepção escreve na conversa, a conversa fica com a recepção.
Para quando o paciente pede
Quem pede para não receber mensagens deixa de recebê-las de toda a clínica, e não só da operação em que pediu.
O QUE A NUMMA FAZ HOJE
Cada operação tem horário, texto aprovado e limite próprio.
Estas operações rodam com pacientes em clínicas atendidas pela Numma. Sistemas de agenda conectados hoje: Clinicorp e Easy Dental.
Confirmação de consulta
Em funcionamentoDe manhã, a mensagem de confirmação das consultas do dia seguinte; no fim da tarde, um lembrete para quem ainda não respondeu. O sim do paciente confirma a consulta no sistema de agenda.
Lembrete de procedimento
Em funcionamentoConfirmação dois dias antes de uma cirurgia, sempre em dia útil, e lembrete na véspera. Para avaliação, lembrete na manhã do próprio dia.
Contato com quem faltou
Em funcionamentoNo fim do dia útil, quem faltou à consulta recebe uma mensagem, com o texto que a clínica aprovou, para voltar à agenda.
Atendimento
Em funcionamentoResponde dúvidas com o que a clínica informou e anota pedidos de horário. O que precisa de uma pessoa vai para a recepção, marcado e não lido.
EM PREPARAÇÃO
- Retorno de orçamento. Contato com o paciente que recebeu um orçamento e não respondeu.
- Financeiro. Segunda via, valor e vencimento de parcelas, respondidos no próprio WhatsApp.
DÚVIDAS
Antes da primeira conversa.
O que as clínicas costumam perguntar antes de começar.
COMECE PELO DIAGNÓSTICO
Veja onde a operação da sua clínica deixa pacientes sem retorno.
Numa conversa pelo WhatsApp, entendemos como a clínica confirma, atende e agenda hoje, e combinamos o que medir primeiro.
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